Selasa, 04 Desember 2012

PERJALANAN DINAS

Perjalanan dinas merupakan sebuah kebutuhan, kebiasaan, dan bagian dari keseharian pejabat pemerintah, baik di pusat (departemen dan lembaga) maupun daerah (provinsi, kabupaten, kota). Dalam konteks keuangan negara/daerah, biaya untuk perjalanan dianggarkan dalam APBN/APBD. Namun, terdapat perbedaan dalam pelaksanaannya karena untuk perjalanan dinas pejabat negara (pemerintah pusat) ada peraturan yang jelas dan tegas berupa Peraturan Menteri Keuangan (PMK), sementara untuk pejabat daerah sampai saat ini belum ada (misalnya berupa Peraturan Menteri Dalam Negeri).

A. Pengertian Perjalanan Bisnis
Perjalanan Bisnis adalah kegiatan pimpinan di luar kantor dalam melaksanakan tugasnya baik di dalam maupun di luar negeri.
B.       Dokumen-dokumen perjalanan dinas
No.
Nama Dokumen Perjalanan Bisnis
pengertian
Lembaga yang mengeluarkannya
Cara mendapatkannya
1.PasporDokumen perjalanan bisnis yang merupakan izin tertulis untuk meninggalkan Negara danberpergian luar negri dan melalui perbatasan suatu negaraKantor imigrasiMendatangi kantor imigrasi setempat
2.VisaTanda izin yang di cap atau di setempel pada lembaran-lembaran halaman dari buku pasporPerwakilan atau kedutaan negaraMendatangi konsulat atau kedutaan Negara yang bersangkutan
3.Kartu kesehatanKartu yang menerangkan bahwa pemiliknya sehat dan gterbebas dari penyakit menular (cacar air,kolera,demam kuning,hepatitis)Dinas kesehatan pemerintah/Departemen kesehatanMendatangi Dinas kesehatan pemerintah/Departemen kesehatan
4.FiskalPajak keberangkatan yang di keluarkan oleh seorang warga Negara yang ingin pergi keluar negeriKantor pepajakkanMendatangi kantor perpajakan setempat
5.Exit permitPengesahan atas diijinkannya seseorang pegawai pemerintah melakukan perjalanan bisnis luar negeriDepartemen luar negeriMendatangi departemen luar negeri

DOKUMEN KANTOR

DOKUMEN KANTOR “JENIS-JENIS DOKUMEN DAN SURAT “


JENIS-JENIS DOKUMEN
Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman, dan benda-benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu keterangan.
Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi :
1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis.
a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll
b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll
c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll
d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll
2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :
a. Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat
b. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan
c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan
d. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .
3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :
a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll
b. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll
c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang . seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll
d. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll
e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll
4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya
a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :
1). Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2). Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
3). Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
5. Ditinjau dari segi penelitian
Dibedakan atas 3 jenis :
a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll
b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll
c. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.
6. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..
a. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam . seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .
b. Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .

Jenis- jenis surat
Surat diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut :
a) Berdasarkan sifatnya
1. Surat pribadi, adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut isi pribadi.
2. Surat dinas, adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta yang isinya berhubungan dengan kedinasan.
3. Surat sosial, adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
4. Surat niaga / bisnis, adalah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi mengenai masalah perdagangan / bisnis atau jual beli.
b) Berdasarkan wujud surat
1. Surat bersampul, adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat.
2. Surat memorandum (memo) dan nota.
a. Memo adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasa bersifat informal.
b. Nota adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabatan atasan ditujukan kepada bawahan yang isinya bersifat formal.
3. Telegram, adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang dikirim menggunakan bantuan pesawat telegram.
4. Kartu pos, adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas yang berukuran 10x15 Cm.
5. Warkat pos, adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.
c) Berdasarkan keamanan isinya
1. Surat biasa, adalah surat yang tidak menimbulkan suatu akibat tertentu apabila isinya diketahui oleh orang lain.
2. Surat rahasia, adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. Cara pengirimannya menggunakan 2 sampul. Sampul pertama di beri kode R atau RHS, dan sampul kedua ditulis alamat yang dituju.
3. Surat sangat rahsia, adalah surat surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, biasanya berkaitan dengan keamanan suatu Negara. Cara pengirimannya menggunakan 3 sampul. Sampul pertama dan sampul kedua diberi kode SR atau SRHS, dan sampul ketiga ditulis alamat yang dituju.
4. Surat konfidensial, adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang bersangkutan
d) Berdasarkan banyaknya sasaran yang akan dicapai :
1. Surat biasa, adalah surat yang dikirimkan kepada satu orang, organisasi, atau alamat yang tertulis dalam sampul.
2. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau masyarakat umum.
3. Surat pengumuman, adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu persatu.
e) Berdasarkan proses penyelesaian nya :
1. Surat sangat segera, adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin.
2. Surat segera, adalah surat yang tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat sangat segera.
3. Surat biasa adalah surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/ penyelesaian yang secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.

PERALATAN KANTOR

pengertian peralatan kantor

Pengantar

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.

Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.
Memilih Peralatan Kantor

Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

Macam-macam Peralatan Kantor

Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :

   1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

   2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

KAS KECIL

Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan  kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan  setiap pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-unit kerja.
Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka waktu tertentu.
Tujuan dibentuknya Kas Kecil
Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
  1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
  2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :
    Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
  3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.
 
Metode Imprest
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
  1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
  2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran . 
  3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil  pengeluaran.
Keuntungan metode imprest :
  • Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
  • Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.                                                                                                                                                               
    Metode Fluktuasi
    Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.
    Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.
                                          

Rabu, 24 Oktober 2012

KEARSIPAN

Arsip adalah suatu catatan atau dokumen yang disimpan dalam suatu sistem penyimpanan tertentu yang sewakrtu-waktu diperlukan dapat mudah dan cepat ditemukan.

sistem kerarsipan di indonesia yaitu :
sistem agenda
sistem kartu kendali
buku verbal
buku ekspedisi
kartu arsip / kleper
lembar / kartu disposisi


arsip du tinjau dari fungsinya dapat di bedakan atas 3 :
1. arsip aktif yaitu, arsi yang masih di pergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekeraan di lingkungan unit pengolah suatu organisasi.
2. arsip inaktif atau pasif, adalah arsip yang frekuensi penggunaan nya sudah mulai menurun dan pengolahan oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi.
3. arsip statis, adalah arsip yang tudak lagi di pergunakan secara terus menerus bagi organisasi atau instansi namun di pergunakan untuk kepentingan umum atau negara karena bernilai ke bangsaan dan hanya di pergunakan secara referensi saja


MACAM-MACAM SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
1. siistem wilayah
2. sistem abjad
3. sistem nomor
4. sistem masalah
5. sistem tanggal